For deg som utlyser anbudskonkurranser
Vi har laget denne nettsiden for deg som skal utlyse en anbudskonkurranse. Når man velger konkurranse som metode for kjøp av designtjenester er det en del elementer som må være på plass. Kreativt arbeid er ikke hyllevare, "produktet" er ikke gitt på forhånd, og ingen designprosesser er helt like, derfor kan kjøp av designtjenester være mer komplisert enn andre innkjøp. Men med gode og velprøvde metoder sikrer man en smidig prosess og man finner riktige samarbeidspartnere. Vi ønsker at kjøpere av designtjenester skal få kunnskap og innsikt som sikrer et godt forløp for alle parter. Nedenfor er et forslag på hvordan man kan legge opp prosessen rundt en anbudskonkurranse.
Del 1 - Utlysning og prekvalifisering #
Lag en klar og tydelig utlysning #
Et gjennomarbeidet grunnlag for utlysningen er en viktig forutsetning for å få et godt utbytte av en konkurranse. Utlysningen må beskrive behov og problemstilling godt, men ikke definere sluttproduktet utover intensjoner og måloppnåelse. Det kan gjerne være en situasjonsbeskrivelse, men bør være uten forslag til løsninger. Det er her designere har god kompetanse til å utfordre kunden og se nye muligheter som kanskje ikke var så opplagte i utgangspunktet. Vi anbefaler derfor å ha med designfaglig kompetanse i utformingen av kravspesifikasjonen.
Start med et informasjonsmøte #
Vi anbefaler en prosess der man først inviterer til et informasjonsmøte som er åpent for alle interessenter, her kan man fortelle om bakgrunnen for prosjektet og hva oppdraget skal inneholde. Dette vil gi alle lik informasjon og gi tilbydere en mulighet til å forberede gode og relevante spørsmål. Det gir også kandidatene et bedre utgangspunkt for det videre arbeidet når man har en grundig og god forståelse av oppdraget.
Prekvalifisering av deltakere #
Prekvalifisering er en metode for å finne frem til de beste deltakerne til det aktuelle oppdraget. Be om at alle som ønsker å være med i en vurderingsrunde leverer inn et tilbud med de nødvendige dokumenter som er krav i anbudet. I tillegg bes det om relevante referansecaser med beskrivelse av problemstillinger, hvordan oppdrag ble løst og endelig resultat med visuelle referanser.
Grafill anbefaler ikke skisser eller kreativt arbeid #
En god regel er at anbudsinnleveringer ikke skal medføre unødvendig ressursbruk, eller påføre tilbydere unødvendige økonomiske tap. Vi anbefaler heller ikke at man legger opp til at tilbydere leverer konkrete forslag på løsninger.
Vår erfaring er at det dessverre ofte etterspørres konkrete løsningsforslag med skisser på gitte oppgaver/caser. Det kan være løsninger som besvarer en gitt problemstilling, skisser som viser utforming av rapport basert på eksisterende designprofil, konkrete idéer til videreutvikling av en merkevare, innspill til viktige strategiske satsningsområder, presentasjon av statistikk og lignende.
En tilsynelatende begrenset skisse innebærer omfattende arbeid for tilbyderne som skal besvare denne type oppgaver/caser. Det krever grundig research, innsikt og tett dialog med kunden for å kunne presentere et godt resultat allerede i denne første fasen. Ofte er caseoppgaven utformet for å dekke et reelt behov hos oppdragsgiver, noe som gir oppdragsgiver gratistjenester ved at det presenteres løsninger som normalt kommer som første leveranse i et reelt oppdrag.
Dersom man ber om skissearbeid eller annen kreativ leveranse i utvelgelsesfasen, må det gis økonomisk kompensasjon for arbeidet. Den økonomiske kompensasjonen må stå i forhold til arbeidet man ber kandidatene levere. Dersom oppdragsgiver ønsker å gjennomføre et forprosjekt med flere, må dette være betalt. Da vil man i praksis erfare hvordan samarbeidet fungerer, og man kan utforske mulige løsningsforslag sammen.
Likebehandlinsprinsippet #
Likebehandlinsprinsippet, som anvendes i offentlige anskaffelser, krever at alle blir tilbudt samme godtgjørelse og at det er full åpenhet om dette. Likebehandlingsprinsippet innebærer også at all informasjon som blir gjort tilgjengelig for en leverandør, også må gjøres tilgjengelig for de andre. Dersom oppdragsgiver blir kontaktet av en av leverandørene, og gir denne svar på spørsmål eller ny eller supplerende informasjon, må oppdragsgiver sørge for at de andre leverandørene også mottar denne informasjonen samtidig.
Opphavsrett #
Det må fremgå av konkurransegrunnlaget at tilbyder beholder alle rettigheter til arbeidet dersom de ikke når frem i konkurransen. Man eier rettighetene til eget kreativt arbeid, og Grafill anbefaler ikke at man overdrar disse rettighetene til andre. Vi får stadig henvendelser om press på rettigheter og leveransevilkår innen våre fag. Det er sjeldent behov for at opphaver skal overdra hele opphavsretten sin. Det kjøpere av designtjenester som regel trenger er nødvendige bruksrettigheter på de tiltenkte bruksområder, for rimelig tid, i et rimelig territorium, for et rimelig honorar. Totaloverdragelse er ikke noe vi anbefaler.
Del 2 - Utvalgte byråer inviteres med til neste fase #
Inviter kandidater til presentasjoner og dialogmøter #
Etter den innledende fasen velger man ut 3-5 utvalgte tilbydere og inviterer de inn til et presentasjons- og dialogmøte. Dette er en viktig suksessfaktor for vellykket kjøp av designtjenester. God design krever dialog, man skal inn i en skapende prosess der løsningen aldri er gitt på forhånd. Et viktig aspekt ved dialogmøtet er å bli bedre kjent med arbeidsgruppen. Kjenn om dere faglig sett er på bølgelengde, dette er mennesker dere skal samarbeide tett med og ha faglige diskusjoner med, gjerne over flere år. Vår erfaring er at man ved å investere tid i denne delen av fasen, får en dedikert samarbeidspartner som vil løse oppgaven sammen med dere innenfor gitte tidsrammer og budsjetter.
Arbeidsmetodikk #
Det finnes ingen fast mal på metoder og prosesser for å løse et oppdrag, så arbeidsmetodikken vil variere mellom ulike tilbydere. Men felles for ethvert vellykket designprosjekt er grundig research, innsikt og tett dialog med kunden gjennom hele prosessen. På presentasjonsmøtet vil kandidatene presentere sin arbeidsmetode og prosess for å løse oppgaven. Vurder hvor godt de har satt seg inn i oppgaven og hvordan de har tenkt å angripe problemstillingen. Ved behov kan kandidatene konkretisere og utdype hvordan de har tolket oppdraget i utlysningen og det videre prosjektet.
I en designprosess vil designerne skaffe seg god innsikt i den aktuelle bransje, virksomhet og målgruppe, og hente impulser og erfaring fra andre felt. Det trenger derfor ikke være et absolutt krav med erfaring fra den aktuelle virksomhet/bransje. Det er opp til tilbyder å vise at arbeidet har relevans for det aktuelle oppdraget.
Budsjett #
Ta en gjennomgang av budsjett, og be kandidatene beskrive nærmere hva som ligger i de ulike postene i tilbudet. Her vil det være mulighet for å tydeliggjøre hva leveransen inneholder, og klargjøre eventuelle detaljer.
Del 3 - Byrå velges og inngåelse av kontrakt #
Valg av samarbeidspartner #
Etter dialogfasen velger man ut hvem man vil jobbe videre med.
Vurderingskriterier når man skal velge samarbeidspartner #
Det bør være tydelige vurderingskriterier i alle faser av konkurransen, og det bør helst inngå designfaglig kompetanse i utvelgelsesprosessen.
Vurdering av faglig kvalitet kan oppleves vanskelig dersom man ikke selv besitter denne kompetansen. I slike tilfeller anbefaler vi å bruke interne designressurser, eller ta kontakt med eksterne for å få hjelp til å vurdere konkrete designarbeider. Disse vil også kunne hjelpe til med å finne konkrete fagkriterier som vil være særlig relevante for den aktuelle relevansen. Og som igjen vil sikre at man vet hva man vurderer det faglige ut i fra, samt at alle vurderes likt.
Å benytte designere eller andre med designkompetanse i utvelgelsesprosessene kan sikre bedre fagdiskusjoner, bidra til økt tydeliggjøring og felles forståelse av oppdraget, samt øke motivasjonen til tilbyderne underveis i prosessen.
Grafill mener at den faglige kompetansen til den enkelte tilbyder kan vurderes tilstrekkelig ut fra tidligere arbeider og referanser. Når en tilbyder kan vise til referansecaser som er løst på en profesjonell og god måte for andre kunder, kan man også stole på at det vil gjelde for kommende oppdrag.
Kontrakt mellom partene #
Når det er klart hvilken kandidat som har fått oppdraget, må det skrives kontrakt for arbeidet. Avtalen bør regulere leveranse, betaling, bruksområder med mer. Her kan du lese mer om veiledning for kontraktskriving.
Rettigheter til kreativt arbeid #
En kontrakt må også regulere eierskap til den kreative leveransen. Grafill opplever et økt press på rettigheter til åndsverk ved at aktører i bransjen arbeider for å overta rettigheter til kreativt arbeid. Man får en bedre totalløsning over tid ved å la de opprinnelige samarbeidspartnerne få mulighet til å videreutvikle tjenester i henhold til de opprinnelige målsettinger de var utarbeidet i fra. Grafill anbefaler ikke at man overlater originalfiler til andre for videreutvikling. Hjelp oss å bevare en god norsk åndsverklov ved å la rettigheter forbli på de opprinnelige hender.
Gi en konkret tilbakemelding til alle deltagere #
Det er god kutyme å gi en tilbakemelding til alle som har deltatt i anbudskonkurransen. Det er både lærerikt og nyttig å få en konkret respons på hvorfor man ikke fikk et oppdrag.
Kontakt oss #
Grafill bistår gjerne med råd og veiledning, kontakt vårt rådgiverteam. Og har du innspill eller eksempler på gode anbudsprosesser, ikke nøl med å ta kontakt med oss.