Personvernerklæring for Grafill

Grafill tar dine personopplysninger på alvor. Opplysningene skal være trygge hos oss, og de skal ikke lagres unødig.

1. Om personvern og GDPR

GDPR (General Data Protection Regulation) er det felleseuropeiske regelverket for håndtering og beskyttelse av personopplysninger. GDPR er del av norsk rett gjennom personopplysningsloven (lovdata.no/lov/2018-06-15-38).

Personopplysningsloven og GDPR regulerer hvordan personopplysninger kan behandles (samles, lagres, benyttes, beskyttes og deles). Du skal ha kontroll over hvordan dine opplysninger behandles, og du skal selv kunne endre og slette informasjon.

2. Opplysninger knyttet til medlemskap

Når du søker om medlemskap i Grafill, vil vi registrere navn, fødselsdato, adresse, e-post, telefon, betalingsinformasjon og dokumentasjon på utdanning og utøvende erfaring innen våre fagfelt. Dette er opplysninger vi mener er nødvendige for å kontrollere om du oppfyller vilkårene til medlemskap og stemmeberettigelse i vedtektene, for at vi skal kunne oppfylle våre forpliktelser ovenfor deg som medlem, og for at vi skal være representative i de kollektive forvaltningsorganisasjoner vi deltar i (pt. Kopinor og Norwaco).

Dersom din arbeidsgiver søker for deg på dine vegne eller påtar seg ansvar for betaling av din medlemsfaktura, vil arbeidsgiverinformasjon også registreres. Du kan også frivillig registrere arbeidsgiverinformasjon.

Medlemsopplysningene blir lagret i Grafills elektroniske bruker- og medlemsregister så lenge det er saklig behov for å oppbevare dem. Slikt saklig behov foreligger så lenge du er medlem i Grafill. I samsvar med lovens krav, vil vi til enhver tid ha en databehandleravtale med de tredjeparter som eventuelt håndterer medlemsopplysninger på våre vegne.

Dersom du aktivt melder deg ut av Grafill, ekskluderes, eller glemmer å betale kontingent, vil vi beholde registrerte opplysninger i inntil tre år. Dette gjør vi for å forenkle eventuell gjeninnmelding uten at du eller vi må fremskaffe og registrere alle opplysninger på nytt. Etter en treårsperiode uten gyldig medlemskap slettes opplysningene uten at vi plikter å varsle om slettingen. Du kan selv be om at opplysningene slettes før treårsperioden utløper.

Opplysninger fra søknader som ikke resulterer i medlemskap vil bli slettet i løpet av seks måneder etter søknadstidspunkt.

3. Opplysninger knyttet til søknader om stipend

Når du søker om stipend, ber vi deg registrere navn, fødselsdato, adresse, e-post, telefon og dokumentasjon på utdanning og utøvende erfaring innen våre fagfelt. Dersom du blir tildelt stipend, vil vi også kreve fødselsnummer og bankkontonummer.

Denne informasjonen er nødvendig for en forsvarlig behandling, juryering, tildeling, utbetaling og skatterapportering av stipend.

Grafill lagrer disse opplysningene i vårt elektroniske saksbehandlingssystem for stipender. Opplysninger knyttet til utbetalte stipender lagres også i Grafills økonomisystem. Opplysningene lagres hos Grafill så lenge det er saklig behov for å oppbevare dem.

Saksbehandlingssystemet for stipender er sammenkoblet med bruker- og medlemsregisteret, samt økonomisystemet. Oppslag på en person i bruker- og medlemsregisteret vil derfor vise stipendhistorikk.

For tildelte stipender vil navn på mottaker, beløp og beskrivelse av prosjektet også publiseres offentlig på våre hjemmesider og i vår årsmelding.

4. Opplysninger knyttet til deltagelse i konkurranser

Når du melder deg på konkurranser som Visuelt og Årets vakreste Bøker, ber vi deg registrere navn, adresse, e-post, telefon og betalingsinformasjon. Dersom du blir tildelt priser som innebærer pengebeløp, vil vi også kreve fødselsnummer og bankkontonummer.

Denne informasjonen er nødvendig for en forsvarlig behandling, juryering og tildeling av priser, samt utbetaling og skatterapportering av priser som innebærer pengebeløp.

Dersom du registrerer navn eller andre personopplysninger på andre bidragsytere til prosjektet du melder på konkurransen, er du selv ansvarlig for å ha innhentet deres samtykke før registreringen.

Grafill lagrer opplysningene i vårt elektroniske saksbehandlingssystem for konkurranser. Opplysninger knyttet til priser som innebærer utbetalte pengebeløp, lagres også i Grafills økonomisystem. Opplysningene lagres hos Grafill så lenge det er saklig behov for å oppbevare dem.

Saksbehandlingssystemet for konkurranser er sammenkoblet med bruker- og medlemsregisteret, samt økonomisystemet. Oppslag på en person i bruker- og medlemsregisteret vil derfor vise konkurransehistorikk.

For tildelte priser vil navn på mottaker og beskrivelse av prosjektet og dets deltagere, samt eventuelt pengebeløp, publiseres offentlig på våre hjemmesider, i vår årsmelding og eventuelt i særskilt publikasjon for konkurransen.

5. Opplysninger knyttet til deltagelse på arrangementer, påmelding til nyhetsbrev mv.

Når du oppretter bruker for å delta på arrangementer, motta informasjon e.l., ber vi deg registrere navn, e-post og telefon. Ved påmelding til arrangementer vi tar betalt for, vil vi også be deg registrere betalingsinformasjon. Denne informasjonen er nødvendig for å kunne utføre den etterspurte tjenesten.

Grafill lagrer opplysningene i det elektroniske bruker- og medlemsregisteret. Opplysninger om betaling lagres også i Grafills økonomisystem. Opplysningene lagres hos Grafill så lenge det er saklig behov for å oppbevare dem.

6. Informasjonskapsler (cookies) på grafill.no

Vi benytter informasjonskapsler (cookies) for å bedre brukeropplevelsen på våre hjemmesider og for å samle informasjon anonymt, for eksempel til web- og brukerstatistikk. Du kan lese mer om Grafills bruk av informasjonskapsler her.

7. Utsendelse av informasjon og nyhetsbrev

Grafill sender ut informasjon på e-post gjennom en kommunikasjonsløsning fra Apsis. Den benyttes til 1) generell informasjon fra organisasjonen; 2) til spesielle påminnelser om konkurransefrister, stipendutlysning og lignende til tidligere deltakere, og 3) til Grafills ukentlige nyhetsbrev.

Generell informasjon fra organisasjonen går ut til medlemmer. Når man tegner medlemskap godtar man samtidig at man mottar informasjon fra Grafill.

Informasjon og påminnelser om konkurranser og stipend sendes ut til tidligere deltakere og stipendsøkere. Disse utsendelsene kan man til enhver tid melde seg av via en avmeldingslenke i mailen.

Grafills ukentlige nyhetsbrev går til medlemmer, samarbeidspartnere og til påmeldte mottakere. Dette nyhetsbrevet kan man til enhver tid melde seg av via en avmeldingslenke i mailen.

8. Kommunikasjon

Grafill benytter e-post og telefon i det daglige arbeidet. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som er en del av saksbehandlingen, registreres i vårt system. Vi sender ikke sensitive personopplysninger på e-post.

Meldinger som ikke lenger er aktuelle slettes med jevne mellomrom.

Vanlig e-post er ukryptert, og bør ikke benyttes til sensitive eller fortrolige opplysninger.

Brev lagres elektronisk så lenge saklig behov foreligger.

9. Rettigheter

Du kan til enhver tid be om innsyn i, samt retting eller sletting av dine egne personopplysninger. Personopplysninger som du har gitt oss, har du også rett til å flytte til en annen virksomhet når dette er teknisk mulig.

Daglig leder i Grafill er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Alle henvendelser om innsyn i og vår behandling av personopplysninger kan rettes til daglig leder på e-post grafill@grafill.no.

Grafill – Norsk organisasjon for visuell kommunikasjon
Rosenkrantz gate 21
0160 Oslo
Tlf.: 22 12 82 00

Sist endret: 13. oktober 2020