Kjøreregler for konkurranser


Bruken av konkurranser i forbindelse med design- og illustrasjonsoppdrag har hatt en økning de siste årene. De fleste konkurranser er basert på et ønske om å kunne sammenligne løsningsforslag og/eller pristilbud fra flere leverandører.

Grafill er i utgangspunktet skeptisk til konkurranser som metode for å komme frem til gode løsninger. Den viktigste grunnen til dette er at konkurranser ekskluderer kunden fra selv å delta aktivt i strategi- og idéprosessen, noe som er grunnleggende i ethvert vellykket design- eller illustrasjonsprosjekt.

Ønsket om å se løsningsforslag fra flere leverandører kan også være kombinert med uklare behov og mål. I slike tilfeller blir forslagene en del av en bevisstgjøringsprosess, istedenfor å løse et på forhånd definert behov. Dette gjør det vanskelig å foreta en relevant og rettferdig sammenligning da deltakerne kan legge svært forskjellige forutsetninger til grunn for sine løsninger. Konkurranser som innbefatter kreative løsninger stiller derfor høye krav til presisjonsnivået i konkurransebriefen. I tillegg kreves det en profesjonell håndtering av informasjon og tilbakemeldinger til alle deltakere i prosessen.

Grafill anbefaler at man inviterer et utvalg deltakere til å presentere seg, komme med forslag til arbeidsprosess samt pristilbud for oppdraget i sin helhet. Spesielt for større og mer komplekse design- og illustrasjonsoppdrag er dette erfaringsmessig en bedre fremgangsmåte.

Det vil likevel være situasjoner hvor konkurranser om kreative løsninger foretrekkes av oppdragsgivere. Grafill har derfor utarbeidet retningslinjer for å sikre en best mulig prosess for alle parter.

1. Lik behandling mht. informasjon

All informasjon fra oppdraggiver bør være skriftlig. Svar på tilleggsspørsmål fra én deltaker bør oversendes alle som deltar, for å sikre et rettferdig konkurransegrunnlag. Muntlige tilleggsbriefinger må også gjennomføres slik at alle får lik tilgang til informasjonen.

2. Tydelig konkurransebrief

Selve briefen bør tydelig opplyse om hva slags oppdrag det konkurreres om. Dette innebærer en beskrivelse av prosjektet, relevant bakgrunnsinformasjon samt definisjon av behov og målsetting. Det må også komme tydelig frem hva som skal leveres i konkurransen, dvs. hvilke og hvor mange elementer som skal utvikles. Briefen bør også oppgi hva oppdragsgiver legger vekt på ved valg av leverandør.

3. Fremdrift

Klart definerte deadlines for både leveranser, tilbakemeldinger og endelig valg av leverandør bør fremgå i konkurransebriefen. Dette er viktig av hensyn til deltakernes planlegging av egen tid og kapasitet.

4. Godtgjørelse

Det bør gis en lik økonomisk godtgjørelse for kreativt arbeid til alle deltakere i konkurransen. Godtgjørelsen bør stå i forhold til omfanget av ønsket leveranse og kompleksiteten i prosjektet.

5. Endrede forutsetninger

Endrede forutsetninger i briefen etter at en konkurranse er igangsatt, bør ikke skje. Det bør likevel i briefen redegjøres for hvordan man vil formidle og praktisk implementere eventuelle endringer under konkurranseforløpet. Det bør også redegjøres for hvordan en vinner og/eller konkurransedeltaker skal kompenseres hvis oppdraget det konkurreres om enten faller bort, reduseres eller på annen måte endrer karakter, under eller etter anbudskonkurransen.

6. Antall konkurranserunder

Det er ofte to løsningsforlag som til slutt kniver om en seier. Hvordan oppdragsgiver tenker å løse en slik situasjon bør fremgå tydelig i briefen, både hva gjelder tidsrammer og tilleggshonorar for eventuelt ytterligere leveranser for å gjøre et endelig valg.

7. Unngå konkurranser med flere enn 3 deltakere

Selve driftingen av konkurranser er meget arbeidsintensiv. Konkurranser bør derfor helst ikke ha flere enn 3 deltakere, og et absolutt maksimum på 5. Motivasjonen og innsatsen fra deltakerne vil også være større i en konkurranse med et begrenset antall deltakere.

8. Åpenhet om andre deltakere i konkurranser

Konfidensialitet knyttet til oppdrag er vanlig for Grafills medlemmer. Det er likevel ingen grunn til å skjule deltakerne i en konkurranse for hverandre. Kunnskap om de andre deltakerne gir viktig informasjon om oppdragsgivers ambisjonsnivå og stilmessige valg.

9. Opphavsrettslige spørsmål

Opphavsretten til alle utkast - fysiske originaler såvel som filer og idéinnhold - utarbeidet i en konkurranse, tilhører opphavpersonen(e). Dette er i henhold til norsk lov, men bør være skriftlig bekreftet i briefen for å unngå misforståelser i ettertid. Hvis oppdragsgiver ønsker å benytte seg av løsninger, uavhengig av hvem som får oppdraget, må dette avtales særskilt.

10. Valg av leverandør

Når oppdragsgiver har valgt leverandør, bør alle deltakere få skriftlig beskjed om hvem som er valgt i henhold til avtalte deadlines. Det er ønskelig med en kort begrunnelse. Det bør settes opp en kontrakt mellom oppdragsgiver og valgt leverandør som regulerer den endelige leveransen.