Noen av skjemaene kan være for omfattende, men bruk det som passer ut fra din situasjon og det aktuelle prosjektet. Du kan lage dokumentene i word.doc, som gjør det enkelt å sende digitalt. Det er nå vanligvis ikke nødvendig å trykke opp skjemaene.
Prosjektnavn og prosjektnummer opprettes for hvert oppdrag. Når prosjektnummerne noteres fortløpende i en egen ”prosjektnummerliste”, gir dette en god oversikt over alle oppdrag som er på gang. Listen kan også brukes til fordeling av oppdrag eller konkrete oppgaver innenfor ett prosjekt hvis man jobber flere sammen. Det samme prosjektnummeret skal påføres originalene/datafilene. Disse arkiveres etter prosjektnummer når oppdraget er avsluttet. Gi også hver kunde et eget kundenummer.
1. Møtereferat
I ethvert møte notér hva du og kunden er blitt enige om; ansvarsfordeling, eventuelt budsjettrammer eller endringer i opprinnelige budsjettforutsetninger samt tidsfrister for arbeidsoppgavene. På denne måten unngås misforståelser, og man sikrer effektiv fremdrift av prosjektet. Et møtereferat kan ved starten av et prosjekt også være en ordrebekreftelse eller en oppdragsbeskrivelse.
1 Møtereferat
2. Ordrebekreftelse
For mindre og mer konkrete prosjekter spesifiser hvordan oppdraget er blitt oppfattet. Bekreft eventuelle priser, tidsfrister og rammebetingelser for oppdraget. Godkjennelse av pristilbudet fra kunden kan også fungere som ordrebekreftelse. For mer omfattende prosjekter er det en fordel å beskrive oppdraget
2 Ordrebekreftelse
3. Budsjett
Gi et budsjett basert på ulike arbeidsfaser. Pass på at du får med deg alle arbeidsoppgaver knyttet til de ulike fasene. Vær detaljert på eget regneark slik at du får med deg alt, men postene i selve budsjettet kan være mer generelle. Pass på å få med innkjøp fra underleverandører (skjema 4) slik at kunden får en oversikt over samtlige kostnader i prosjektet. Gi budsjettet ut fra faste forutsetninger. Hvis dette ikke er gjort fra kunden, sett opp dine egne forutsetninger.
3a Budsjett (standard)
3b Budsjett Profil
3c Budsjett Tidsskrift
4. Prisforespørsel
Innkjøp fra underleverandører skal alltid stå spesifisert som egen post i budsjettet, eller som et vedlegg til budsjettet (skjema 3). Hvis kunden ikke ber om en pris fra underleverandører, må du selv besørge dette. Be om en pris ut fra mest mulig spesifiserte forutsetninger. Pris og prisforutsetninger må deretter godkjennes av kunden før oppdraget igangsettes.
4a Prisforespørsel bilder
4b Prisforespørsel trykk
4c Prisforespørsel illustrasjon
5. Prisoverslag
Et prisoverslag er et grovestimat av hva et oppdrag vil koste og mindre detaljert satt opp. Det er derfor ikke så forpliktende som et budsjett. Vær likevel nøye med å sette opp forutsetninger for prisoverslaget på samme måte som du ville gjort med et budsjett. Kunder kan lett oppfatte et prisoverslag som bindende. Ta forbehold.
5 Prisoverslag
6. Fremdriftsplan
Dette er en oversikt over når de ulike arbeidsoppgavene eller arbeidsfasene i et prosjekt finner sted frem til endelig leveringsdato til kunden. Skjemaet fungerer også som en sjekkliste på at de ulike tidsfrister faktisk overholdes underveis i prosjektet. Fremdriftsplanen skaper derfor trygghet i samarbeidet og sikrer effektiv oppfølging av begge parter.
6 Fremdriftsplan
7. Rekvisisjon
Rekvisisjonen er et bestillingsskjema overfor underleverandører som er viktig å få registrert slik at det belastes det konkrete prosjektet. Benytt samme nummer på rekvisisjonen som prosjektnummeret. Påse at rekvisisjonen følger med til produsenten, f.eks på CDen sammen med originalen. Påse også at rekvisisjonenarkiveres sammen med originalene. Det vil da være lett å finne spesifikasjonene ved en senere produksjon. Rekvisisjonen kan også sendes i forveien til leverandøren for å bekrefte bestillingen.
7a Rekvisisjon Trykk
7b Rekvisisjon Bilder
7c Rekvisisjon Budbil
7d Rekvisisjon Annonse
8. Timerapport (eller dag-/ukesedler)
Dette er et skjema for internt bruk hvor man noterer timeforbruk knyttet til kunde, prosjekt, arbeidsfase og materiellforbruk. Timerapporten er grunnlaget for avstemming mellom faktisk timeforbuk og gitt budsjett, og deretter fakturering. Samtidig gir rapporten et grunnlag for riktigere budsjettering av senere tilsvarende prosjekter.
8 Timerapport
9. Oppdragsbeskrivelse (eller briefingskjema)
For mer omfattende og uoversiktlige prosjekter bør oppdraget beskrives nærmere. Beskrivelsen er også viktig som grunnlag for utvikling av kreativ strategi. Beskrivelsen kan gjerne skje i samarbeid med kunden.
9 Oppdragsbeskrivelse
10. Kreativ strategi
Den kreative strategien må stemme med kundens markedsstrategi. Den skal bidra til å bygge opp under ønsket posisjon i markedet og beskrive hvordan den visuelle løsningen kan oppnå dette. Kreativiteten går på å finne en idé eller et designkonsept som kommuniserer merkets konkurransefortrinn, verdier og personlighet på en interessant og særpreget måte.
10 Kreativ strategi
11. Prosjektmappe
Oppstillingen viser et eksempel (en struktur) på hvordan de forskjellige arbeidsprosessene kan lagres i Prosjektmappen.
11 Prosjektmappe
til toppen